Czcionka do pism urzędowych: Times New Roman, Arial, Calibri – rozmiar, interlinia, zasady

Pytanie

Jaką czcionką pisać pisma urzędowe

Odpowiedź Sztucznej Inteligencji

Bezpośrednia odpowiedź na pytanie

• W polskich pismach urzędowych nie ma jednego, ustawowo narzuconego kroju pisma. Najbezpieczniej użyć: Times New Roman 12 pt (druk) albo Arial/Calibri 11–12 pt (elektronicznie).
• Kluczowe punkty:
  • Jeden krój w całym piśmie, brak ozdobników.
  • Interlinia 1,15–1,5; kolor czarny; marginesy ok. 2,5 cm.
  • Sprawdź, czy dany urząd nie ma własnego szablonu lub „księgi znaku”.

Szczegółowa analiza problemu

• Brak przepisu wskazującego konkretną czcionkę: instrukcje kancelaryjne, KPA i przepisy o doręczeniach nie narzucają fontu, więc praktyka opiera się na czytelności, dostępności i spójności wizualnej.
• Serif vs sans-serif:
  • Serif (np. Times New Roman) – sprawdza się w druku, wygląda klasycznie i „urzędowo”.
  • Sans-serif (np. Arial, Calibri, Verdana) – lepiej czytelne na ekranie i w obiegu elektronicznym (PDF, ePUAP), sprzyjają dostępności cyfrowej.
• Rozmiar i odstępy:
  • Treść główna: 11–12 pt; najczęściej 12 pt w druku, 11–12 pt elektronicznie.
  • Interlinia: 1,15 (kompaktowo) do 1,5 (większa czytelność dłuższych pism).
• Wyrównanie i dzielenie wyrazów:
  • Dopuszczalne wyjustowanie, ale w dokumentach elektronicznych często lepsze jest wyrównanie do lewego marginesu (mniej „rzek” i dziur międzywyrazowych). Jeśli justujesz – włącz dzielenie wyrazów PL.
• Spójność i hierarchia:
  • Użyj jednego kroju; akcenty (tytuły, nagłówki) w tym samym kroju, ewentualnie pogrubienie.
  • Unikaj kursywy dla długich fragmentów; WERSALIKÓW używaj oszczędnie.
• Kolor i kontrast:
  • Tekst czarny na białym tle; nie stosuj szarości dla treści głównej.
• Technika i archiwizacja:
  • Przy wysyłce elektronicznej eksportuj do PDF (najlepiej z osadzonymi fontami; tryb PDF/A w przypadku archiwizacji).
  • Dla fragmentów technicznych (np. numery, kody) można sporadycznie użyć kroju o równych szerokościach cyfr (tabular figures) – wiele standardowych fontów to wspiera.
• Dlaczego te wybory działają:
  • Zapewniają przewidywalny wygląd na różnych systemach, dobre działanie OCR, zgodność z zasadami prostego języka i dostępności.

Aktualne informacje i trendy

• Administracja publiczna kładzie nacisk na dostępność cyfrową (WCAG 2.1) – w praktyce sprzyja to stosowaniu krojów bezszeryfowych w dokumentach przeznaczonych do czytania na ekranie.
• W pakietach biurowych zmieniają się domyślne fonty (np. następcy Calibri), ale w obiegu urzędowym nadal powszechnie akceptowane są klasyczne: Times New Roman, Arial, Calibri.
• Coraz częściej zaleca się dostarczanie pism jako dostępnych PDF (tagowanych), co faworyzuje proste kroje i umiarkowane formatowanie.

Wspierające wyjaśnienia i detale

• Dobre ustawienia startowe:
  • Druk: Times New Roman 12 pt, interlinia 1,5, marginesy 2,5 cm, justowanie + dzielenie wyrazów.
  • Elektronicznie: Arial lub Calibri 11–12 pt, interlinia 1,15, marginesy 2,5 cm, wyrównanie do lewej.
• Nagłówki i stopka:
  • Tytuły/nagłówki o 1–2 pkt większe od tekstu głównego, pogrubione.
  • Numer strony w stopce; ten sam krój i rozmiar co treść lub o 1 pkt mniejszy.
• Listy i wyliczenia:
  • Stosuj standardowe punktorowanie; unikaj niestandardowych znaków dekoracyjnych.

Aspekty etyczne i prawne

• Równość dostępu: czytelny krój, odpowiedni rozmiar i kontrast pomagają osobom starszym, słabowidzącym i z dysleksją.
• Zgodność z dostępnością: dokumenty kierowane do szerokiego grona odbiorców powinny respektować dobre praktyki WCAG (np. niepoleganie wyłącznie na kolorze, odpowiednia hierarchia nagłówków).
• Poufność i trwałość: PDF z osadzonymi fontami zmniejsza ryzyko przypadkowych zmian wyglądu i błędów interpretacji.

Praktyczne wskazówki

• Jeśli urząd udostępnia szablon (DOCX/ODT/PDF), użyj go bez zmian.
• Zawsze osadzaj fonty w PDF i sprawdź podgląd wydruku.
• Nie mieszaj więcej niż jednego kroju w piśmie; maksymalnie użyj jednego kroju i jego odmian (Regular/Bold).
• Unikaj ozdobnych fontów (np. „odręcznych”) i przesadnego formatowania.
• Włącz polskie słowniki, kontrolę sierot/bękartów i dzielenie wyrazów.

Ewentualne zastrzeżenia lub uwagi dodatkowe

• Poszczególne urzędy, sądy lub uczelnie mogą mieć wewnętrzne wytyczne (brand book, instrukcje redakcyjne). W razie sprzeczności – stosuj lokalne wytyczne.
• W dokumentach specyficznych (np. formularze, tabele) priorytetem może być monospacja cyfr lub gęstość informacji – dostosuj rozmiar i interlinię, nie schodząc poniżej 10,5–11 pt dla treści głównej.

Sugestie dalszych badań

• Sprawdź na stronie BIP danej instytucji sekcje: „Identyfikacja wizualna”, „Zasady redagowania pism”, „Szablony pism”.
• Zapoznaj się z dobrymi praktykami prostego języka i dostępnych PDF (tagowanie, alternatywy tekstowe).

Krótkie podsumowanie

• Najbezpieczniejszy wybór: Times New Roman 12 pt (druk) lub Arial/Calibri 11–12 pt (elektronicznie), interlinia 1,15–1,5, marginesy 2,5 cm, jeden krój w całym piśmie, brak ozdobników.
• Zawsze sprawdź, czy adresat nie wymaga konkretnego szablonu. W razie wątpliwości – wybierz prostotę, czytelność i spójność.