Xerox WC6605 skanowanie do Gmail – konfiguracja SMTP, port, App Password

Pytanie

drukarka Xerox wc6605 aby skonfigurować scanowanie do email to muszę podać swój adres e mail w sekcji od a jako uwierzytylnienie podać mój login i moje hasło do email? i jaki port jeśli korzystam z gmaila

Odpowiedź Sztucznej Inteligencji

Bezpośrednia odpowiedź na pytanie

• TAK – w rubryce „Od / From” wpisz swój pełny adres Gmail (np. jan.kowalski@gmail.com).
• TAK – w sekcji uwierzytelnienia podajesz:
  • Login = ten sam adres Gmail
  • Hasło = „hasło aplikacji” wygenerowane w koncie Google (od 30 V 2022 r. Google nie akceptuje już zwykłych haseł ani opcji „mniej bezpieczne aplikacje”).
• Port SMTP dla Gmaila: 587 z STARTTLS (zalecany) lub 465 z SSL.

Szczegółowa analiza problemu

1. Teoretyczne podstawy
   Drukarka działa jako klient SMTP, musi więc:
   • Odnaleźć serwer smtp.gmail.com (DNS),
   • Zestawić szyfrowany kanał (TLS/SSL),
   • Uwierzytelnić się (AUTH LOGIN/PLAIN) kontem użytkownika,
   • Dostarczyć wiadomość E-mail z załącznikiem PDF/JPEG.

2. Wymagania Gmaila (stan na 2024 r.)
   • Obowiązkowa weryfikacja dwuetapowa (2-Step Verification).
   • Do urządzeń i skryptów używa się 16-znakowego „App Password”.
   • Protokół SMTP z szyfrowaniem TLS ≥ 1.2.

3. Procedura konfiguracji w Xerox WC6605 (CWIS)
   a) Logowanie: http:// → Login: admin / Hasło: 1111 (lub numer seryjny).
   b) Properties → Connectivity → Protocols → SMTP Server:
   • Host Name: smtp.gmail.com
   • Port: 587
   • Connection Encryption: „STARTTLS (if available)”
   • Validate Server Certificate: OFF* (jeśli FW < v.061.121.227.24300, brak pełnego store CA).
   c) SMTP Authentication:
   • User Jobs / System Jobs: „System”
   • Login Name: pełny adres Gmail
   • Password: wklej App Password
   d) Device Email Address / Default From Address: ten sam Gmail.
   e) Zapisz, uruchom „Test Configuration”.

4. Typowe pułapki
   • Nieaktualny firmware – starsze wersje TLS < 1.2 ⇒ błąd 016-503 / 017-714.
   • Zły czas w urządzeniu ⇒ nieważny certyfikat.
   • Router blokuje port 587/465 TCP wychodzący.
   • Błędny DNS – drukarka nie rozwiązuje smtp.gmail.com; ustaw 8.8.8.8 / 1.1.1.1.

Aktualne informacje i trendy

• Google całkowicie usunął opcję „Less Secure Apps” (VI 2022).
• Coraz więcej urządzeń wielofunkcyjnych przechodzi na OAuth 2.0; model WC6605 go nie obsługuje, stąd konieczność App Password.
• Producenci (również Xerox) publikują nowe FW z obsługą TLS 1.3; dla WC6605 ostatni FW (2021-05) wspiera TLS 1.2 – to wystarcza.

Wspierające wyjaśnienia i detale

• Port 587 wykorzystuje STARTTLS: połączenie zaczyna się nieszyfrowane, następnie klient żąda STARTTLS i kontynuuje w TLS.
• Port 465 obsługuje tzw. SMTPS (implicit SSL) – przy starszych FW może działać, ale 587 daje lepszą diagnostykę.
• „App Password” to losowe 16 znaków, Google nie pokazuje go ponownie – zapisz w chwili generacji.

Aspekty etyczne i prawne

• Przechowywanie App Password w urządzeniu nieszyfrującym pamięci wiąże się z ryzykiem – dostęp administracyjny do drukarki = dostęp do konta Gmail. Rozważ dedykowane konto lub SMTP-relay organizacji.
• Zgodnie z RODO skanowane dokumenty mogą zawierać dane osobowe; upewnij się, że są szyfrowane w transmisji (TLS) i docelowej skrzynce.

Praktyczne wskazówki

• Użyj konta firmowego Google Workspace, aby oddzielić ruch skan-to-mail od prywatnych wiadomości.
• Aktualizuj firmware do najnowszej wersji 061.121.227.24300.
• Włącz w drukarce funkcję „Delete Email Log After Job”, aby nie przechowywać metadanych.

Ewentualne zastrzeżenia lub uwagi dodatkowe

• WC6605 nie obsługuje OAuth 2.0; w przyszłości Google może całkowicie wyłączyć uwierzytelnianie hasłem aplikacji dla SMTP.
• Jeśli to nastąpi, alternatywą będzie lokalny serwer SMTP-relay lub usługa Xerox Workflow Central.

Sugestie dalszych badań

• Sprawdź w dokumentacji Xerox, czy dostępna jest aktualizacja z OAuth 2.0.
• Porównaj koszty i bezpieczeństwo korzystania z Gmail SMTP vs. lokalny serwer pocztowy (Postfix + Send-As).
• Zapoznaj się z standardem MFP Scan-to-Cloud (XWS, WS-Scan) dla nowszych urządzeń.

Krótkie podsumowanie

Aby WC6605 wysyłała skany przez Gmail: wpisz swój adres Gmail w polu „Od”, skonfiguruj smtp.gmail.com, port 587 z STARTTLS, włącz uwierzytelnienie i użyj wygenerowanego „App Password”. Zadbaj o aktualny firmware, poprawny czas oraz DNS. To najbezpieczniejsza i zgodna z bieżącymi wymaganiami Google metoda.