Xerox WC 6605 – konfiguracja adresu e-mail, DNS i hostname w ustawieniach SMTP

Pytanie

jak w drukarce xerox wc 6605 przypisać do niej adres email i co to jest nazwa dns i host

Odpowiedź Sztucznej Inteligencji

Bezpośrednia odpowiedź na pytanie

• Adres e-mail przypisujesz w menu SMTP urządzenia (najwygodniej przez przeglądarkę w CentreWare Internet Services).
• W polu „Multifunction Device E-mail Address” wpisujesz adres, który ma się pojawiać w polu „Od:”.
• „DNS-name” (nazwa DNS) to czytelna dla człowieka nazwa domenowa (np. smtp.gmail.com) rozwiązywana na adres IP.
• „Hostname” (nazwa hosta) to unikalna etykieta samej drukarki w sieci lokalnej, np. XeroxWC6605-Biuro.

Szczegółowa analiza problemu

1. Dostęp do konfiguracji

1. Na panelu drukarki: Status urządzenia → Informacje o sieci → zapisz adres IP.
2. W przeglądarce wpisz http://adres_IP i zaloguj się jako admin / 1111 (lub zmienione hasło).

2. Konfiguracja SMTP

Properties → Connectivity → Protocols → SMTP (E-mail) – nazwy mogą się nieznacznie różnić od wersji firmware’u.

¹Gmail/O365 od 2022 r. wymagają „App Password” lub SMTP relay, bo urządzenie nie obsługuje OAuth2.

Po wpisaniu danych kliknij Apply, a następnie przycisk „Test Configuration” (jeśli dostępny) lub wyślij testowy skan.

3. Konfiguracja adresu nadawcy

W tej samej zakładce w polu „Multifunction Device Email Address” wpisz adres, z którego urządzenie ma wysyłać pocztę. Możesz też ustawić „Device From Name”, np. „Xerox 6605 – Sekretariat”.

4. Ustawienia sieci (DNS, hostname)

Connectivity → TCP/IP → IPv4 (lub IPv6)

• Host Name: proponowana krótka nazwa urządzenia (bez spacji) – ułatwia identyfikację w LAN.
• Domain Name: nazwa domeny wewnętrznej, np. firma.local.
• DNS Server Address: adres(y) serwerów DNS w Twojej sieci (zwykle przekazywane z DHCP, ale możesz podać statycznie).
• W razie braku poprawnego DNS wpisywanie pełnego adresu IP serwera SMTP jest możliwe, ale mniej elastyczne.

Aktualne informacje i trendy

• Coraz więcej dostawców poczty (Google, Microsoft) wymaga uwierzytelniania OAuth2. Starsze urządzenia, takie jak WC6605, obsługują wyłącznie Basic Auth, dlatego stosuje się:
  • hasła aplikacji,
  • firmową bramkę SMTP/relay,
  • serwer pocztowy wewnątrz sieci.
• Nowe modele Xerox (VersaLink, AltaLink) mają już natywne wsparcie OAuth2, co eliminuje problem haseł aplikacji.

Wspierające wyjaśnienia i detale

• DNS (Domain Name System) działa jak „książka telefoniczna”: zamienia smtp.example.com → 203.0.113.25. Drukarka, nie człowiek, używa IP.
• Host = każde urządzenie posiadające adres IP. Hostname + domena tworzą FQDN (np. Xerox6605.firma.local).
• W małych sieciach, gdzie nie ma serwera DNS, wykorzystywany bywa mDNS (Multicast DNS, *.local) – WC6605 go obsługuje w ograniczonym zakresie.

Aspekty etyczne i prawne

• Używając kont publicznych (Gmail, Outlook.com) do skanowania dokumentów firmowych zachowaj zgodność z RODO; rozważ lokalny serwer pocztowy.
• Hasła przechowywane są w pamięci drukarki – zabezpiecz interfejs admina (zmień domyślne hasło, włącz HTTPS).

Praktyczne wskazówki

• Jeśli test wysyłki kończy się błędem 016-781 lub podobnym, sprawdź:
  • błędny port / szyfrowanie,
  • brak routingu do Internetu (Gateway),
  • zaporę blokującą port 465/587.
• Limity wielkości plików: Gmail 25 MB, O365 35 MB. Ustaw kompresję PDF/JPEG w menu skanera.
• Używaj stałego (statycznego) IP drukarki, aby uniknąć utraty połączenia po zmianie dzierżawy DHCP.

Ewentualne zastrzeżenia lub uwagi dodatkowe

• Firmware WC6605 nie obsługuje IPv6-only sieci i nowoczesnego szyfrowania TLS 1.3 – w razie problemów korzystaj z wewnętrznego relaya SMTP.
• Nie wszystkie serwery akceptują szyfrowanie SSL na porcie 465; niekiedy trzeba wymusić STARTTLS na 587.

Sugestie dalszych badań

• Rozważ aktualizację firmware’u (jeśli dostępna) – poprawki TLS i obsługi certyfikatów.
• Jeśli Twoja infrastruktura korzysta z Microsoft 365, skonfiguruj „SMTP Auth Client Submission” lub „Connector” z autoryzacją po adresie IP.
• Przy większej liczbie urządzeń przyjrzyj się narzędziu Xerox CentreWare Web do centralnego zarządzania flotą.

Krótkie podsumowanie

Prawidłowe wysyłanie e-maili z Xerox WC6605 wymaga:

1. Ustawienia poprawnych serwerów DNS i bramy sieciowej.
2. Skonfigurowania SMTP (serwer, port, szyfrowanie, uwierzytelnianie).
3. Wpisania adresu e-mail urządzenia w polu „Device E-mail Address”.
   DNS tłumaczy nazwy (smtp.gmail.com) na IP, a hostname identyfikuje konkretne urządzenie w sieci. Po zapisaniu parametrów i pomyślnym teście funkcja „Skanuj do e-mail” będzie gotowa do pracy.