Xerox WC 6605 – konfiguracja adresu e-mail, DNS i hostname w ustawieniach SMTP

Pytanie

jak w drukarce xerox wc 6605 przypisać do niej adres email i co to jest nazwa dns i host

Odpowiedź Sztucznej Inteligencji

Bezpośrednia odpowiedź na pytanie

• Aby „przypisać adres e‑mail” do Xerox WorkCentre 6605, skonfiguruj w CWIS (web‑interfejs drukarki) funkcję SMTP: ustaw adres „Od” (adres urządzenia), serwer SMTP, port, szyfrowanie oraz uwierzytelnianie, a następnie dodaj odbiorców w Książce adresowej.
• DNS (Domain Name System) to system tłumaczący nazwy domen (np. smtp.gmail.com) na adresy IP. Bez poprawnego DNS drukarka nie znajdzie serwera poczty.
• Nazwa hosta (hostname) to nazwa samej drukarki w sieci (np. xerox‑wc6605‑biuro). Służy do jej identyfikacji w LAN i ewentualnej rejestracji w DNS.

Kluczowe punkty:

• Wejdź: IP drukarki → Zaloguj (admin/1111) → Properties → Services → Email/SMTP.
• Ustaw „From/Device E‑mail Address”, „SMTP Server Address”, port 587 (STARTTLS) lub 465 (SSL/TLS), włącz Authentication i podaj login/hasło konta e‑mail.
• Upewnij się, że w Connectivity → TCP/IP są poprawne: adres IP, maska, brama (Gateway) i DNS.

Szczegółowa analiza problemu

• Teoretyczne podstawy:

  • Wysyłka skanów e‑mailem wymaga klienta SMTP w urządzeniu. Drukarka łączy się z serwerem SMTP dostawcy (np. Microsoft 365, Google Workspace lub serwer firmowy), nawiązuje szyfrowane połączenie, uwierzytelnia się i przesyła wiadomość z załącznikiem PDF/JPEG.
  • Rozwiązywanie nazw: jeśli wpisujesz nazwę serwera (np. smtp.office365.com), drukarka pyta skonfigurowany serwer DNS o adres IP. Stąd krytyczne jest ustawienie DNS w TCP/IP.

• Praktyczne kroki (CWIS – CentreWare Internet Services):

  1. Pozyskaj adres IP drukarki
     • Z panelu: Machine Status → Information Pages/Reports → wydrukuj stronę konfiguracji sieci albo wyświetl adres IP.
  2. Zaloguj się do CWIS
     • W przeglądarce wpisz np. http://192.168.1.100, Login: admin, Hasło: 1111 (o ile nie zmieniono).
  3. Sprawdź sieć i DNS
     • Properties → Connectivity → Protocols → TCP/IP (IPv4): ustaw statyczny IP (opcjonalnie), bramę (Gateway) i DNS (np. router lub publiczny 8.8.8.8/1.1.1.1).
     • W tej sekcji ustaw też Host Name (np. xerox‑wc6605).
  4. Skonfiguruj e‑mail/SMTP
     • Properties → Services → Email (bywa: Email Settings/SMTP Email/Email Server).
     • From/Device E‑mail Address: wpisz adres, z którego drukarka ma wysyłać (np. skaner@firma.pl; typowo ograniczenie do 63 znaków).
     • SMTP Server Address: nazwa DNS lub IP (np. smtp.office365.com, smtp.gmail.com, serwer firmowy).
     • Port i szyfrowanie: zazwyczaj 587 + STARTTLS lub 465 + SSL/TLS.
     • Authentication (SMTP AUTH): włącz; User/Login: pełny adres e‑mail konta nadawcy; Password: hasło do konta (często „hasło aplikacji” – patrz niżej).
     • Opcje dodatkowe: maks. rozmiar załącznika, temat, format pliku, kodowanie znaków.
  5. Dodaj odbiorców
     • Address Book → Add → Name, E‑mail → Save. Ułatwia szybkie skanowanie z panelu.
  6. Test
     • W Email/SMTP zwykle jest „Send Test” lub wykonaj próbne skanowanie do własnego adresu.
     • W razie błędu sprawdź Job History/Logs: kody 535/534 (auth), 454/530 (TLS/polityka), timeout (routing/DNS).

• Typowe scenariusze dostawców:

  • Microsoft 365 (Exchange Online):
    • SMTP AUTH bywa domyślnie wyłączony per‑mailbox; trzeba włączyć lub użyć „SMTP relay” przez konektor z autoryzacją po IP publicznym firmy.
    • Zalecane: port 587 + STARTTLS; From zwykle musi być zgodny ze skrzynką, którą się uwierzytelniasz.
  • Google Workspace/Gmail:
    • „Mniej bezpieczne aplikacje” jest wyłączone; użyj hasła aplikacji (App Password) na koncie z włączonym 2FA albo skonfiguruj relay.smtp.gmail.com (autoryzacja po IP/domenie).
    • Port 587 + STARTTLS (zalecany).
  • Własny serwer/hosting:
    • Sprawdź wymagany poziom TLS i limity (wielkość wiadomości, dozwolone From/Envelope‑From).

• Zgodność protokołów/TLS w starszym modelu:

  • WC 6605 to urządzenie starszej generacji; w niektórych firmware bywa ograniczenie do starszych szyfrów/TLS. Jeśli dostawca wymusza TLS 1.2 i nowoczesne pakiety szyfrów, może być konieczny:
    • Update firmware drukarki.
    • Pośredni „SMTP relay” w sieci lokalnej (np. hMailServer, Postfix, Windows SMTP/IIS, MTA w NAS), który przyjmie połączenie od drukarki i przekaże dalej z nowszym TLS.

Aktualne informacje i trendy

• Dostawcy poczty odchodzą od Basic Auth na rzecz OAuth2; wyjątkiem bywa jeszcze SMTP AUTH, ale często jest ograniczany/wyłączany domyślnie.
• Wymuszanie TLS 1.2+ i silnych szyfrów jest standardem; starsze MFP wymagają relaya albo aktualizacji firmware.
• „Hasła aplikacji” (App Passwords) dla kont z MFA to obecnie najczęstsza metoda integracji starszych urządzeń bez OAuth.

Wspierające wyjaśnienia i detale

• DNS – „książka telefoniczna” Internetu: nazwy domen → adresy IP (A/AAAA). W drukarce ustawiasz adres(y) serwera DNS, zwykle router lub serwer firmowy.
• Host/hostname – identyfikator urządzenia w sieci. Może być rejestrowany w lokalnym DNS (np. xerox‑wc6605.firma.local), co ułatwia dostęp przez nazwę zamiast IP.
• Różnica „From” vs. „Envelope‑From” (MAIL FROM): serwery filtrujące SPF/DMARC weryfikują głównie Envelope‑From; niespójność może skutkować odrzuceniem lub oznaczeniem jako spam.

Aspekty etyczne i prawne

• Zgodność z politykami IT: używaj dedykowanego konta skrzynki technicznej (np. skaner@firma.pl), nie kont osobistych.
• Ochrona danych: skany mogą zawierać dane wrażliwe; włącz szyfrowanie TLS i ogranicz książkę adresową do uprawnionych.
• Zgodność z RODO/PII: rozważ retencję logów i automatyczne czyszczenie pamięci urządzenia z plików tymczasowych.

Praktyczne wskazówki

• Zacznij od lokalnych testów DNS: jeśli w SMTP wpiszesz nazwę serwera, ale DNS w drukarce jest pusty – wysyłka się nie powiedzie. Dla weryfikacji możesz tymczasowo wpisać IP serwera SMTP (o ile dostawca na to pozwala).
• Jeśli dostawca wymaga TLS 1.2, a aktualizacja firmware nic nie zmienia – wdroż lokalny SMTP relay.
• Dla Microsoft 365: rozważ konektor relay z autoryzacją po publicznym IP firmy; dla Google: relay.smtp.gmail.com z autoryzacją po IP.
• Ustaw limit rozmiaru skanu (np. 10–15 MB), aby nie przekraczać limitów MTA.
• SPF/DMARC: jeżeli wysyłasz bezpośrednio z własnej domeny, upewnij się, że rekord SPF uwzględnia serwer, przez który faktycznie wychodzi poczta (relay/M365/Google).

Ewentualne zastrzeżenia lub uwagi dodatkowe

• Nie wszystkie pola i nazwy menu w CWIS są identyczne w każdej wersji firmware; mogą brzmieć „Email”, „Email Server”, „SMTP Email”.
• Część środowisk blokuje port 25 wychodzący; preferuj 587/465.
• Błędna godzina/system time w urządzeniu może powodować błędy TLS (sprawdź czas i NTP w Connectivity → Protocols → SNTP/NTP).

Sugestie dalszych badań

• Sprawdź w Twojej organizacji: czy preferowana jest ścieżka bezpośrednia (SMTP AUTH) czy relay przez MTA firmowy.
• Zidentyfikuj wymagania dostawcy: port, TLS, limity, dozwolone nagłówki From, wymóg App Password/MFA.
• Zweryfikuj dostępność/wersję firmware WC 6605 i listę zmian dotyczących TLS/SMTP.

Krótkie podsumowanie

• Skonfiguruj w CWIS: DNS, bramę, nazwę hosta → następnie SMTP (adres „Od”, serwer, port, TLS, uwierzytelnianie) → dodaj odbiorców → test.
• DNS to system tłumaczenia nazw na adresy IP; nazwa hosta to nazwa Twojej drukarki w sieci.
• Dla nowoczesnych usług pocztowych rozważ App Password lub firmowy SMTP relay, a w razie niezgodności TLS – aktualizację firmware lub pośredni serwer.

Jeśli podasz: dostawcę poczty, docelowy adres „Od”, ograniczenia sieci (porty, firewall) i ewentualny kod błędu z logów, przygotuję precyzyjną konfigurację „krok po kroku” dla Twojego przypadku. Uwaga: wzmianka o „MDS/Minimum Detectable Signal” z niektórych opisów w sieci jest nie na temat – nie dotyczy konfiguracji e‑mail ani WC 6605.