Xerox WC6605 skanowanie do e-mail – konfiguracja SMTP, login, hasło, App Password

Pytanie

Drukarka Xerox wc6605 aby skonfigurować możliwość skanowania do email w ustawieniach jako od, czy mam podać swój adres email i w drugim punkcie gdzie jest uwierzytelnienie gdzie jest login i hasło to czy tam mam wpisać swój login i hasło do mojego e-maila czy ustawić nowe hasło przeze mnie

Odpowiedź Sztucznej Inteligencji

Bezpośrednia odpowiedź na pytanie

• W polu „Od” (From) wpisz adres e-mail, z którego mają wychodzić skany (np. Twój własny albo dedykowany „skaner@firma.pl”).
• W sekcji „Uwierzytelnienie SMTP” podajesz login i hasło do TEGO SAMEGO konta e-mail (lub do wybranego konta technicznego). Nie wymyślasz tu nowego hasła – musi to być hasło rozpoznawane przez serwer poczty (często tzw. „hasło aplikacji” przy MFA).

Szczegółowa analiza problemu

1. Logika działania „Skanuj do e-mail”

Drukarka pełni rolę klienta SMTP identycznie jak Outlook czy Thunderbird. Aby wysłać wiadomość:

1. Nawiązuje połączenie z serwerem SMTP.
2. Uwierzytelnia się danymi konta e-mail.
3. Wypełnia nagłówki wiadomości (nadawca = „Od”).
4. Wysyła plik PDF/JPEG jako załącznik.

Jeżeli serwer wymaga uwierzytelnienia (czyli 99 % przypadków), musi dostać poprawne, istniejące poświadczenia. Wprowadzenie własnoręcznie wymyślonego hasła spowoduje błąd „535 Authentication failed”.

2. Zależności między polem „Od” a poświadczeniami

• Wiele serwerów (Gmail, Office 365, Exchange Online) wymaga, aby nagłówek From był zgodny z kontem użytym do logowania lub przynajmniej był jego zweryfikowanym aliasem.
• Jeśli chcesz, by w polu „Od” pojawiało się Twoje imię i nazwisko, ale logujesz drukarkę na techniczne konto „skaner@…”, skonfiguruj alias/pełnomocnictwo w panelu poczty.

3. Typowe parametry SMTP dla Xerox WC6605

4. Procedura w interfejsie CentreWare Internet Services

1. Zaloguj się jako Administrator → Properties → Connectivity → Outgoing Mail (SMTP).
2. Ustaw: Server Address, Port, Encryption (STARTTLS/SSL), Device Email Address (From).
3. Enable SMTP Authentication → wpisz Username, Password, Confirm Password.
4. Zapisz i użyj „Test SMTP Settings”.

5. Problemy i diagnostyka

• Błąd 016-764 / 027-779 – niepoprawne poświadczenia lub port.
• Błąd TLS – stary firmware nie wspiera TLS 1.2; zaktualizuj firmware do najnowszej wersji Xerox (maj 2023).
• Blokada „less secure apps” (Google) – włącz App Password lub SMTP Relay w Google Workspace.

Aktualne informacje i trendy

• Dostawcy masowo wyłączają SMTP AUTH bez TLS oraz dostęp dla „Less Secure Apps”.
• Standardem staje się OAuth 2.0. Nowsze urządzenia Xerox już wspierają OAuth; WC6605 nie, więc konieczne jest App Password lub relay bez uwierzytelniania tylko z whitelistu IP.
• Microsoft od października 2022 wyłącza Basic Auth; można włączyć per-user re-enablement lub korzystać z SMTP AUTH Relay.

Wspierające wyjaśnienia i detale

• „Hasło aplikacji” to 16-znakowy token generowany jednorazowo przy włączonym MFA; zastępuje zwykłe hasło w urządzeniach nieobsługujących drugiego czynnika.
• STARTTLS = rozpoczęcie połączenia w trybie plaintext, następnie przełączenie na TLS; SSL/TLS (port 465) = natychmiast zaszyfrowane.
• WC6605 akceptuje maks. 128-bitowe szyfry; jeśli serwer wymusza 256-bit AES-GCM, aktualizacja firmware jest obowiązkowa.

Aspekty etyczne i prawne

• Przechowywanie haseł w drukarce: hasło jest zapisywane w pamięci flash w formie zaszyfrowanej, lecz administracja IT powinna traktować urządzenie jak system końcowy; przy utylizacji wykonaj „Image Overwrite / Sanitize”.
• RODO/GDPR: upewnij się, że wysyłane skany nie zawierają danych osobowych na zewnętrzne, nieautoryzowane konta.
• Dostęp administratora: ogranicz interfejs CentreWare hasłem i VLAN-ami.

Praktyczne wskazówki

• Załóż dedykowane konto „scanner@firma.pl”; w prosty sposób cofniesz dostęp zmieniając jedno hasło.
• Włącz DNS w drukarce – wiele problemów SMTP wynika z braku nazwy hosta.
• Testy: używaj opcji „Email Confirmation Sheet” w panelu WC6605, aby uzyskać szczegółowy raport błędów.
• Firewall: otwórz port 587/TCP z IP drukarki do Internetu (lub do serwera on-prem).

Ewentualne zastrzeżenia lub uwagi dodatkowe

• WC6605 nie obsługuje OAuth 2.0 ani S/MIME; przyszłościowo rozważ nowszy model (VersaLink/AltaLink).
• Brak IPv6 w starszym firmware.
• W sieciach z uwierzytelnieniem 802.1X drukarka wymaga certyfikatu klienta – oddzielna konfiguracja.

Sugestie dalszych badań

• Sprawdź KB Xerox 701P44126 (Scan to Email Setup) – aktualizowane co kilka miesięcy.
• Przetestuj lokalny SMTP Relay (np. Postfix na serwerze LAN) z autoryzacją IP – eliminuje konieczność hasła w drukarce.
• Monitoruj zapowiedzi Google / Microsoft dot. pełnego wyłączenia Basic SMTP AUTH.

Krótkie podsumowanie

Do pola „Od” wpisujesz adres, z którego mają wychodzić skany; w polach uwierzytelniania – prawdziwy login i hasło (lub App Password) tego konta. Drukarka nie tworzy nowego hasła, a jedynie przechowuje wprowadzone poświadczenia do logowania na serwer SMTP. Poprawne ustawienie serwera, portu i szyfrowania oraz ewentualne użycie haseł aplikacji gwarantuje bezproblemową wysyłkę zeskanowanych dokumentów.